La gestion du parc d’impression, un véritable vivier de compétitivité !

Dans l’entreprise, la gestion du parc d’impression composé d’imprimantes et de multifonctions apparaît souvent comme un simple service et un poste de dépenses. Cette activité est un poste majeur, et méconnu, en termes de gains de productivité et d’efficacité, à condition bien sûr de fournir des outils pour un meilleur usage au quotidien.

Soumis à une multiplicité des donneurs d’ordre en matière de commande et de gestion, le parc d’impression peut être optimisé, grâce à plusieurs leviers.
• Quel est votre volume d’impression ?
• Les périphériques disponibles sont ils adaptés aux usages, à un pic d’activités ?
• Sont-ils en nombre suffisant, ou sont-ils trop nombreux ?
Ces quelques questions permettent de repérer les pistes d’optimisation à la fois pour les utilisateurs mais aussi pour les administrateurs informatiques.
Ainsi, la réalisation d’un audit dans l’entreprise permet de repérer les pistes de progrès, qui partent souvent du sous ou du surdimensionnement du parc d’impression.
Dans le premier cas, il sera source de frustration, et de perte de temps des collaborateurs qui dépenseront une part non négligeable de leur précieux temps de travail pour gérer des tâches simples.
Dans le second, le surdimensionnement s’apparente à une dépense inutile et une captation des budgets qui pourraient être utilisé à meilleur escient.

La simple uniformisation du parc représente un gain mesurable via la massification des commandes de consommables, les stocks, et la réduction du temps d’indisponibilité des périphériques lors des phases de maintenance.
Mais c’est loin d’être la seule piste. Avec des solutions logicielles, l’interopérabilité entre les périphériques permet de rediriger un travail vers une autre machine en cas d’indisponibilité. Ce service de back up, simple à mettre en place, offre plus de souplesse aux utilisateurs qui ne sont plus bloqués dans l’exécution de leurs travaux, et peuvent ainsi améliorer leur productivité.

Cette dernière s’améliore aussi pour les directions des services informatiques.
En centralisant toutes les informations du parc sur une console unique consultable d’un seul coup d’œil (nombre d’impressions, état des consommables, maintenance, etc…), les responsables informatiques peuvent économiser un temps précieux. Délivrés des tâches de support, ils pourront se consacrer à des tâches plus critiques et plus stratégiques pour le développement de l’entreprise.
Des solutions existent pour gérer votre parc plus efficacement, comme KYOfleetmanager, un outil de gestion de parc multimarque reposant sur une interface web.

Les leviers sont multiples pour être plus efficace et plus rapide dans la gestion documentaire. Avec un parc adapté et des solutions sur mesure comme la reconnaissance optique des documents, l’identification des utilisateurs et le monitoring, l’entreprise peut (enfin) se focaliser sur la recherche et la création de valeur.