La gestion de votre flux de documents vous fait gagner du temps !

Les documents papier d’un côté, et les documents électroniques de l’autre. Cette segmentation est en train de vaciller en même temps que les différentes tâches de traitement se transforment.
Car le flux documentaire est multiple en entreprise : impression, identification des destinataires, indexation, archivage ou re-routage : le travail de gestion ne manque pas, mais mal maitrisé, il mobilise de plus en plus le temps des collaborateurs, au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée. Pourtant, les solutions ne manquent pas pour automatiser ces tâches et les routines, avec comme leitmotiv « moins de papier, plus d’efficacité ». Les factures, bons de livraisons et contrats qui doivent être répartis entre les différents services (comptabilité, opérations, archives) peuvent aujourd’hui être numérisés ou adressés directement à leur destinataire au sein de la structure. Plus besoin de faire transiter les factures par le courrier interne, ou de les laisser dans les bannettes en attendant qu’elles soient récupérées. Avec la bonne solution logicielle, elles sont imprimées directement dans les services concernées, ou dématérialisées et adressées directement dans la boîte mail de leur destinataire. Idem pour les papiers à en-tête, qui peuvent être gérés de cette manière en évitant de stocker physiquement toutes les versions existantes. Ce n’est plus à l’utilisateur d’aller à la recherche du document, mais c’est le document qui vient directement vers l’utilisateur.

Un flux de travail plus court est synonyme de gain de temps non négligeable, avec des collaborateurs libérés des tâches administratives. Dans l’exemple de la dématérialisation, les incidences positives vont au-delà des aspects pratiques et de la réduction du nombre de manipulations : la réduction des consommables papiers est mesurable, et l’empreinte écologique s’améliore. Et les enjeux d’une meilleure gestion des flux sont nombreux. Dans le domaine du juridique, au sein des collectivités locales (avec la généralisation de la numérisation), la masse de documents mal gérée peut paralyser les services. Mais avec les outils adéquats, l’efficacité revient sur le devant de la scène. Le travail manuel généré par le scan d’un document, l’ouverture d’un dossier et le rangement de la version papier dans le bon emplacement prend environ trois minutes ? Avec la solution Autostore de KYOCERA Document Solutions, la numérisation permet de réduire ce temps a une minute, avec un document électronique rangé au bon emplacement, et facilement retrouvable. Avec exactement la même valeur juridique que son équivalent papier. Et les possibilités peuvent s’adapter à tous les secteurs. Grâce à la reconnaissance des codes barres permises par certaines machines, l’affectation des documents scannés ou copiés est automatique dans le dossier du patient. Un atout dans le domaine de la santé. KYOCERA Document Solutions a même mis au point un teaching assistant, qui permet de corriger les QCM sans intervention humaine dans le milieu de l’éducation. Une fois les bonnes réponses scannées, le matériel compare les copies des étudiants avec l’original et effectue le travail à la place du correcteur. Et vous, de quelle solution avec vous besoin pour améliorer votre productivité ?