Découvrez les avantages d’un flux documentaire maîtrisé.

Les différentes étapes de la gestion électronique de l'information et du document existant telles que l'acquisition, le stockage et la diffusion peuvent transformer votre organisation. La numérisation des documents entrants permet de les intégrer dans le flux de travail, grâce à une uniformisation des formats (PDF). Le traitement des traditionnelles notes de frais papier, pour ne prendre que cet exemple, va en être bouleversé.

La dématérialisation est un grand chantier auxquelles sont confrontées les collectivités locales qui doivent répondre aux exigences du protocole PESv2. Avec la solution Autostore, la procédure est personnalisée et fluidifiée de bout en bout avec la numérisation des factures par lot, le nommage des fichiers scannés (qui permet de les retrouver plus facilement) et le choix de la destination, le tout piloté depuis le copieur multifonction.

L’automatisation des processus réduit les risques d’erreur humaine et fluidifie les cycles de traitement, avec des coûts de traitement moindres.
Dans l’univers de la santé, PCL Barcode permet de créer et d’attribuer automatiquement un code barre à un patient, ce qui facilite la constitution et le suivi du dossier médical. Une nouvelle pièce ou facture vient s’ajouter ? Elle est numérisée automatiquement, et associée directement à la bonne personne via le code barre ou la reconnaissance des caractères.

Les flux sortants peuvent être paramétrés à la demande (archivage automatique, impression d’en tête spécifiques), facilitant le travail et la gestion pour les envois en petite comme en grande série.

Avec les solutions KYOCERA Document Solutions (contrôle par badges ou code d’accès), le flux de document est tracé et respecte les obligations légales et l’accès aux documents sensibles ou confidentiels. La sécurisation des données n’est plus une vague notion.

Le gain de temps généré par toutes ces opérations automatisées et la diminution des tâches manuelles rejaillit sur la productivité des collaborateurs. Et donc la compétitivité globale de l’entreprise.