종이 문서에서 전자 문서 기반의 전환으로
전사적 문서 관리 및 프로세스의 성공적인 디지털화를 이끄는
도입 및 사용법이 간단한 중소·중견 기업용 솔루션

일상 업무에서 종이 서류를 줄일 수 있는 방안을 찾고 계신가요? KYOCERA Smart Information Manager은 종이 문서, 전자 문서, 스캔 이미지 등 다양한 유형의 문서 정보를 디지털 워크플로우로의 통합 및 자동화를 지원하는 솔루션으로, 도입이 간편하고 효과적인 디지털 툴의 도입을 고려하고 있는 조직에 최적의 솔루션입니다. 사용자가 쉽게 사용할 수 있게 설계된 UI 디자인을 갖추며 높은 사용 편의성을 제공하는 KYOCERA Smart Information Manager 솔루션은 고객의 디지털 트랜스포메이션을 성공적으로 이끌 뿐 아니라 더욱 향상된 비즈니스 가치와 생산성을 더욱 높게 이끌어낼 수 있습니다.

비즈니스 과제 & 솔루션

비즈니스 과제	KYOCERA Smart Information Manager 솔루션
종이문서 기반의 워크플로우에서 전자 문서 관리로의 이동	도입이 간단하며 종이 기반 문서 정보를 디지털 워크플로우에 효과적으로 통합
각 파일이 서로 다른 위치에 저장되어 문서 유실 발생	조직 내 모든 전자 문서를 중앙 집중 관리하여 문서 유실로 인한 피해 최소화
번거롭고 비효율적인 문서 작업	쉽게 사용할 수 있게 설계된 심플한 UI 디자인 및 자동화 워크플로우 제공으로 생산성 및 효율성 향상
원격 업무 환경 제공에 대한 고민	서로 다른 위치에서의 접근을 허용해 인보이스 처리 및 승인 작업 등의 업무 처리를 원격으로 진행
엄격해진 정보보호 컴플라이언스 및 요구사항	사용자별 접근 및 권한 관리, 워크플로우 기록 로그 저장 등을 통한 문서 정보 보안 강화

주요 기능

문서 불러오기
문서 관리
문서 검색
워크플로우 자동화

문서 불러오기

사용자는 복합기, 스마트폰, 테블릿, 이메일을 포함한 다양한 플랫폼에서 문서를 불러올 수있으며, 속성 정보를 추출해 KYOCERA Smart Information Manager에 전송할 수 있습니다.

예를 들어 인보이스 처리 시에는 문서 캡처 솔루션을 통해 고객사명/ 인보이스 금액/ 지급예정일 등 특정 정보를 추출하여, 추출 정보를 KYOCERA Smart Information Manager에전송하여 관련 데이터를 디지털 워크플로우에 통합합니다. 복합기에서 스캔한 종이 문서는검색 가능한 PDF 형식이나, Word, Excel, PowerPoint 양식으로 간편하게 변환 할 수있습니다.

문서 관리

사용자는 KYOCERA Smart Information Manager을 통해 문서 데이터 추출부터보관 및 처리까지의 문서 라이프 사이클 전반을 관리할 수 있습니다. 문서 속성 세부정보 편집이 가능해 분류 체계별 문서 관리가 가능하며, 문서 별 접근 권한 설정기능을 통해 보안성을 강화합니다.

문서 검색

KYOCERA Smart Information Manager의 사용자 필터 설정을 통한 조건 상세 검색기능을 통해 찾고자 하는 문서에 효율적으로 접근할 수 있습니다. 문서 검색 기능으로전체 내용을 검토하는데 드는 시간을 단축하고 원치 않는 파일을 신속하게 걸러낼 수있습니다.
예를 들어 인보이스를 검색하고자 할 때는 인보이스 금액 혹은 발행 날짜 정보 등세분화 된 키워드를 통해 검색하고자 하는 문서를 빠르고 효과적으로 찾을 수 있습니다.

워크플로우 자동화

다양한 경로에서 불러온 문서는 워크플로우에 자동으로 통합 및 공유되어, 원하는 문서를 더욱신속하고 정확하게 찾을 수 있어 효과적인 공유 및 협업이 가능합니다.
사용자의 업무 환경에 맞게 커스터마이징이 가능한 KYOCERA Smart Information Manager는맞춤형 워크플로우를 설계하고 관리할 수 있어 도입 및 사용이 더욱 간단하고 쉽습니다.

서버 사양	Microsoft Windows Server 2016 / 2019 /2022 Microsoft Windows 10 / 11 (64-bit 운영체제만 지원) 2 코어 CPU 8 GB RAM 설치 시 사용 가능한 5 GB 디스크 공간 문서 저장용으로 사용 가능한 50 GB 이상의 디스크 공간
브라우저	구글 크롬, 마이크로소프트 엣지, 모질라 파이어폭스

KYOCERA Smart Information Manager

종이 문서에서 전자 문서 기반의 전환으로 전사적 문서 관리 및 프로세스의 성공적인 디지털화를 이끄는 도입 및 사용법이 간단한 중소·중견 기업용 솔루션