在十多年前，數位化轉型對許多企業來說只是一個可以考慮的選項，但如今，數位化轉型對許多企業來說，已經是企業生存不可或缺的必須選項了。

數位技術是過去二十年我們看到數位化轉型快速轉變的最主要推手。如今，數位技術已經發展到可以完全融入你我每天工作及生活的各個層面了。 現在，在我們所處的物聯網時代下，我們幾乎可以使用所有網路設備進行所有事情的處理了。

由於企業數位化轉型發展非常迅速並且速度遠比預期要更快得多。為了跟上時代，在數位時代前已經發展起來的企業別無選擇， 必須加快腳步進行數位化轉型，而企業要執行數位化轉型的首要工作就是要如何運用數位技術來建立一個可以有效管理及使用的企業資訊平台。
ECM（Enterprise Content Management，企業內容管理）是隨著數據管理發展而為客戶提供的一種應用軟體， 能協助企業進行各部門與組織內所有資訊的共享、利用及管理。它運用策略、方法、技術和工具，集中儲存、管理和共享組織內部所有的內容包括： 紙本文件、數位檔案、影像和影音檔案等等。
為使ECM真正發揮作用，並不是單純的建立一個技術性的ECM系統即可， 這個系統必須充分結合人、流程以及技術三個層面。在人的方面，需要建立專門的內容管理機制， 必須指派特定的內容人員（如內容管理經理、內容編輯人員等）進行內容的管理及維護。 在流程方面，要建立透明的內容管理流程，包括內容的新增、儲存、分享、應用及更新， 並且要將內容管理流程和具體的業務流程緊密結合，使企業內容管理可以發揮「從業務中來，併到業務中去」的理想境界。 在技術方面，主要就是要建立一套內容管理系統，為內容人員以及內容管理流程提供一個安全可靠的技術環境。

雖然ECM系統能幫助企業進行數位化轉型，使其具備可處理複雜且需要管理資料，並徹底改變資料管理方式，但是隨著ECM處理的資料量不斷擴大，ECM也正在面臨轉型將AI放入ECM來處理大型或巨型企業的龐大資料，因此，人工智慧（AI）在ECM的未來發展過程中將扮演相當重要的條件。

舉凡每個檔案都會有與其關聯的資料屬性。例如：創建日期、使用者 ID、許可資訊、到期日、作者、關鍵字、使用者操作等。這些屬性對企業來說是最具意義和價值的內容。因此，員工應要能相對輕鬆地在需要時從系統中存取它和共用它。

促成這個發展的最大關鍵是AI、機器學習和自然語言理解等技術。透過減少手動和人力密集型分類、搜尋及管理工作，讓所有的可用資訊都可以透過AI實現自動分類、存取和共用的目的。

AI不僅具備比人類更快、更準確處理資料的能力，AI也能夠從這些資料中學習，從而隨著時間累積經驗來提供更準確的結果。
雖然光學字元辨識技術（OCR）已可實現內容辨識，但 AI 可透過讀取檔案中的資訊、對檔案進行自動分類以及基於該分類加快工作流程的自動化，從而展現比人工更快的自動分類及處理速度。
AI 能夠執行主題分類，意即是自動按照主題對檔案進行分類而無需事先分類。 這有助於企業瞭解一組檔案與其他檔案的相關性，並幫助他們做出在此之前不可能做出的結論。 Google就是一個很好的例子，Google新聞使用主題分類功能將相關的文章自動分類到不同的類別中。
AI 還可以影響資訊取得方式，例如透過聲音查詢、影像搜索等。 在不久的將來，這些由 AI 所帶來的強大功能，將有望成為ECM的主要功能，能夠讓使用者更輕鬆有效地找到所需內容。
如何獲得一個可兼顧人、流程及技術的ECM系統是企業要執行數位化轉型必須重視的事。 如何確認ECM系統內的資訊在需要時可找到？也能在行動裝置和任何時區找到？
這也是企業數位化轉型必須重視的事．如果您的企業希望推動數位化轉型，ECM將會是最理想的解決方案。 如果您想選擇一個最適合您企業的ECM解決方案，請立即與我們聯繫。