找出辦公室中潛藏的效率殺手
你經常感覺時間不夠用,工作總是處理不完嗎?每個人的時間一天就是24小時,但在辦公室裡,你真正用來工作的時間有多久?又有多少時間是白白浪費掉?對於不夠用的工作時間,大部分人會認為是自我時間管理規劃不佳,要完成工作就是得妥善安排相對應的工作時間,但真的是如此嗎?花的時間越多,成果就會越豐碩嗎?

無論是身在中小企業或是大型團隊中,我們一直都在尋找最聰明及最佳的解決方法來完成任務,最終訴求都是要更有效率的工作,拿出更好的工作成果。

事實上,每個企業內部都有各自不同的作業流程,但複雜度卻不能以公司規模來衡量;某些具有獨特作業程序、分工細緻的中小型團隊,其內部流程的繁複度可能超乎想像。光是跑這些程序的時間就有得受了,製作資料、找資料、等待批准的時間,以及出錯後重來的時間……這些可不是「自我時間管理規劃不佳」造成的,真正該檢討的是這些慢到不行的程序和老舊系統本身。
拒當公司的「找資料專員」
業務找不到某某表單檔案,問你。秘書找不到某年某月簽過的簽呈,找你。經理突然要你幫他印某某案子的企劃書,可是那個紙本掃描完不知道丟在哪一封電子郵件裡……你的工作老是一直被打斷,就為了幫同事在茫茫資料夾大海中撈那些檔案。這些突發性的支援,豈是一句「分辨事情輕重並做出取捨」能解決的,老闆叫你馬上找資料,你能說不嗎?

公司裡所有的營運、業務資料都是重要的企業資產,建置一個好的資料管理系統能夠幫助團隊妥善管理、共享這些資料,並兼顧資料安全性。檔案建置時按自訂方式自動分類歸檔,透過文件名稱、類型、關鍵字或內容就可以快速查找資料,大幅縮短檔案搜尋的時間,不必再用腦子死背檔案路徑,同事想找資料也不會再有求於你。
把日復一日的規律性工作「外包」
那些手開發票、已用印的合約書、已完成簽核的出貨單等等,想要備存,大部分的方式就是一張張把紙本掃描成PDF檔,手動上傳到內部系統裡建檔,某些團隊甚至要聘用數個專屬助理來應付這些耗時耗人力的作業。

事實上,日常工作裡,只要是重複兩次以上的規律工作,就可以考慮將它自動化了。將那些單據放到多功能複合機上,一鍵掃描到系統中並且自動歸檔,連同檔案名稱都幫你建好。你只需要動動滑鼠,就可以直接調閱當前正在處理的單據,包含建置時間、最後處理時間、處理人員、接下來的處理流程等。

所有的檔案都有完整且透明化的歷史紀錄,讓流程更加靈活且安全。帶有簽核功能的系統,更能隨時追蹤處理進度,電子簽核也能免去把簽呈單據列印成紙本、拿著筆追著主管跑所花費的時間。從員工角度來看,輕鬆有效率的工作方法為何不用?從老闆角度來看,公司也不必再請這麼多助理了。
讓團隊合作無間
對於處理大型專案的多人團隊,即時的資料整合與同步可以增進團隊的效率,現今已經有許多專為團隊工作而開發出的生產力工具。某些團隊仍然在使用傳統工具來管理工作項目和進度,以Excel或Word檔案為例,一份檔案若有多人同時更新存取,很可能造成資料不同步,版本混亂,沒有人知道哪份檔案是最終修訂版。

一個高效的管理系統可以更確實地管理進度,讓大家保持在同一節奏,將所有相關資訊都集中管理,以避免有人出差、缺勤或離職而找不到所需資料,延宕專案進度。清楚的檔案異動紀錄,讓你知道檔案被誰修改過。若有搭載OCR功能的系統,那麼有大量文字的資料,可輕鬆用關鍵文字搜索到內文,找到所需頁面。對經常到客戶端的員工而言,雲端協作是必備的,透過瀏覽器或雲端APP就能上傳或下載資料,拋棄掉高風險的隨身碟吧。
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