如何挑選適合的多功能複合機?
當你被賦予為公司採購多功能複合機(MFP)的任務時,你可能在網路上搜尋有關多功能複合機的相關資料,並開始與多個設備供應商洽談,你很可能對於市面上眾多的設備品牌和商品型號感到困惑、不知如何下手。

購置多功能複合機是一項不小的投資,因此你應該仔細謹慎評估團隊的業務流程,挑選出最合適的產品,以下提供你一些關於挑選多功能複合機的訣竅。
多功能複合機是什麼?
多功能複合機(MFP)是一種可滿足多種工作任務的設備,可以列印、影印、掃描和傳真。因為多功能合一,比起購買多款特定功能的機器,多功能複合機可以節省更多辦公室空間、電費和耗材,免去IT部門管理多台設備的負擔,也更方便於保養維護。

隨著技術的進步,多功能複合機擁有更多先進功能,比如掃描兩張原稿列印在同一張紙的正反面,以節省紙張。對於頻繁舉辦教育訓練的企業,經常列印多份課程資料,這時就需要選購可以自動裝訂整份文件為書冊功能的設備。各種先進方便的功能有助於簡化工作流程並節省時間和紙張成本。
多功能複合機為資料處理提供更多安全性
搭載硬碟的多功能複合機,列印和掃描的文件作業能夠被暫存在設備的硬碟中,這為使用者提供了更多的安全功能。比如機密列印設置,管理者可以設定使用者的密碼和容量限制,只有在機器面板上輸入密碼或使用感應卡後才能進行列印或掃描作業,並在列印後清除硬碟中的文件資料。
多功能複合機購買前要考量的重點
1.使用需求
在評估業務流程需求時,你可以先釐清以下幾個問題:
+是否有彩色文件列印/影印需求?
+以月份來估算,列印/影印量大概是多少?
+公司內有多少使用者,以及對設備的連線需求?
+是否注重列印品質/列印速度?
+特殊需求:大容量紙匣/高速掃描大量文件/摺疊裝訂……等功能
透過以上問題確認使用條件,你可以更清楚的與供應商洽談需求。
2.總使用成本(TCO)
在購買多功能複合機時,你必須考量總使用成本,不論是購買或是租賃。除了設備本體的費用,你還必須將耗材、維護、維修等費用都一併考量進去。
3.環境影響
你可以選擇設備從生產製造、運送、銷售到維護處理這過程中,不斷致力減少碳排放量的品牌。選擇有環保標章或節能標章認證的產品,有利於生態環境,也能降低整體列印成本。
4.維護服務和可靠性
注意供應商是否將為設備提供持續性的完整服務,包括定期維護、耗材補充服務和應用軟體更新。為了讓設備能夠運行順暢,減少故障和停機時間,不僅要選擇耐用穩定的多功能複合機,後續服務也同等重要。你能夠透過MDS文件管理服務,仔細多方評估並規劃出完整的設備購置計劃。
5.設備易用性
任務繁重的商務環境中,務必要選用具備高可靠性和易用性的多功能複合機,以避免降低工作效率,你可以要求供應商實際操作展示設備的功能、列印速度和列印品質,或詢問是否提供設備/軟體試用服務。

你還必須考量多功能複合機是否需要具備USB讀取介面、有線/無線網路介面、行動列印或搭載解決方案等軟體,且這些功能的連接,都要符合企業內部的資安規範,為文件資料提供安全性。
6.供應商信譽
對千禧時代的人們而言,購買商品前先上網查詢第三方評論已經是不可或缺的步驟,你需要確保最終選擇的供應商具備足夠的文件管理經驗和知識、穩定的產品品質和良好的品牌信譽。

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