ECM
KYOCERA Smart Information Manager
종이 문서에서 전자 문서 기반의 전환으로
전사적 문서 관리 및 프로세스의 성공적인 디지털화를 이끄는
도입 및 사용법이 간단한 중소·중견 기업용 솔루션
일상 업무에서 종이 서류를 줄일 수 있는 방안을 찾고 계신가요? KYOCERA Smart Information Manager은 종이 문서, 전자 문서, 스캔 이미지 등 다양한 유형의 문서 정보를 디지털 워크플로우로의 통합 및 자동화를 지원하는 솔루션으로, 도입이 간편하고 효과적인 디지털 툴의 도입을 고려하고 있는 조직에 최적의 솔루션입니다. 사용자가 쉽게 사용할 수 있게 설계된 UI 디자인을 갖추며 높은 사용 편의성을 제공하는 KYOCERA Smart Information Manager 솔루션은 고객의 디지털 트랜스포메이션을 성공적으로 이끌 뿐 아니라 더욱 향상된 비즈니스 가치와 생산성을 더욱 높게 이끌어낼 수 있습니다.
비즈니스 과제 & 솔루션
| 비즈니스 과제 | KYOCERA Smart Information Manager 솔루션 |
|---|---|
| 종이문서 기반의 워크플로우에서 전자 문서 관리로의 이동 |
도입이 간단하며 종이 기반 문서 정보를 디지털 워크플로우에 효과적으로 통합 |
| 각 파일이 서로 다른 위치에 저장되어 문서 유실 발생 |
조직 내 모든 전자 문서를 중앙 집중 관리하여 문서 유실로 인한 피해 최소화 |
| 번거롭고 비효율적인 문서 작업 | 쉽게 사용할 수 있게 설계된 심플한 UI 디자인 및 자동화 워크플로우 제공으로 생산성 및 효율성 향상 |
| 원격 업무 환경 제공에 대한 고민 | 서로 다른 위치에서의 접근을 허용해 인보이스 처리 및 승인 작업 등의 업무 처리를 원격으로 진행 |
| 엄격해진 정보보호 컴플라이언스 및 요구사항 |
사용자별 접근 및 권한 관리, 워크플로우 기록 로그 저장 등을 통한 문서 정보 보안 강화 |
문서 불러오기
사용자는 복합기, 스마트폰, 테블릿, 이메일을 포함한 다양한 플랫폼에서 문서를 불러올 수있으며, 속성 정보를 추출해 KYOCERA Smart Information Manager에 전송할 수 있습니다.
예를 들어 인보이스 처리 시에는 문서 캡처 솔루션을 통해 고객사명/ 인보이스 금액/ 지급예정일 등 특정 정보를 추출하여, 추출 정보를 KYOCERA Smart Information Manager에전송하여 관련 데이터를 디지털 워크플로우에 통합합니다. 복합기에서 스캔한 종이 문서는검색 가능한 PDF 형식이나, Word, Excel, PowerPoint 양식으로 간편하게 변환 할 수있습니다.
문서 관리
사용자는 KYOCERA Smart Information Manager을 통해 문서 데이터 추출부터보관 및 처리까지의 문서 라이프 사이클 전반을 관리할 수 있습니다. 문서 속성 세부정보 편집이 가능해 분류 체계별 문서 관리가 가능하며, 문서 별 접근 권한 설정기능을 통해 보안성을 강화합니다.
문서 검색
KYOCERA Smart Information Manager의 사용자 필터 설정을 통한 조건 상세 검색기능을 통해 찾고자 하는 문서에 효율적으로 접근할 수 있습니다. 문서 검색 기능으로전체 내용을 검토하는데 드는 시간을 단축하고 원치 않는 파일을 신속하게 걸러낼 수있습니다.
예를 들어 인보이스를 검색하고자 할 때는 인보이스 금액 혹은 발행 날짜 정보 등세분화 된 키워드를 통해 검색하고자 하는 문서를 빠르고 효과적으로 찾을 수 있습니다.
워크플로우 자동화
다양한 경로에서 불러온 문서는 워크플로우에 자동으로 통합 및 공유되어, 원하는 문서를 더욱신속하고 정확하게 찾을 수 있어 효과적인 공유 및 협업이 가능합니다.
사용자의 업무 환경에 맞게 커스터마이징이 가능한 KYOCERA Smart Information Manager는맞춤형 워크플로우를 설계하고 관리할 수 있어 도입 및 사용이 더욱 간단하고 쉽습니다.
시스템 사양
| 서버 사양 |
Microsoft Windows Server 2019 / 2016 / 2012 R2 듀얼 코어 CPU 8 GB RAM 설치 시 5 GB 의 하드 디스크 여유 공간 필요 문서 저장 용도의 50 GB 이상의 하드 디스크 여유 공간 필요 |
|---|---|
| 지원 브라우저 | Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox |
주요 특징은 제품 라이선스에 따라 차이가 있을 수 있으며, 사양 및 디자인 등은 제품 개량을 위해 예고 없이 변경될 수 있습니다.
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