新常態:企業與員工的遠程辦公終極指南

我們經常聽到這個詞:遠程辦公 (Remote Work)。但它到底代表什麼?

遠程辦公,亦稱為「智能辦公 (Smart Working)」或「在家工作 (Working from Home)」,是指能夠在任何地方或地點工作,而無需出現在傳統的企業辦公室中。它的核心理念是:大多數專業人士實際上不需要每天通勤到特定地點即可有效執行任務。

然而,為了讓員工能以最佳狀態工作,提供相關指引或政策至關重要。這樣一來,組織和員工都能從遠程辦公中獲益,包括更大的靈活性、改善身心健康、提升動力、更高的生產力,甚至能顯著節省成本。

遠程辦公面臨哪些關鍵挑戰?

新的網絡風險來源

潛在的安全漏洞隨著在家工作的員工數量增加而倍增。遠程員工可能成為無法預料且不受控制的漏洞,特別是當涉及極高比例的員工時。

新平台,新溝通方式

在某些情況下,我們無法察覺彼此的壓力,甚至可能造成干擾。在海量訊息中,事情很容易被遺漏或誤解。在通訊軟件或電子郵件中,「交代背景」和「直奔主題」是有效溝通的兩大要素。

機密性

像「休息時鎖定電腦」這樣簡單的動作,就能防止戰略計劃、個人數據庫或損益表被同住的第三方看見,從而避免違反員工與公司、以及公司與利益相關者之間重要的機密協議。

項目與交付管理

目前有許多任務管理平台和組織方法可協助按時完成任務。無論如何,制定生產和交付時間表,並鼓勵正確的時間管理,是維持效率水平的最佳方法。

居家自律與規律

人力資源部門應努力關懷員工健康,這包括提供有關如何從工作中「斷開連接」的建議。已有大量研究將遠程辦公與抑鬱、孤獨和焦慮聯繫起來。

過度與不足

有些遠程員工在工作完成前不肯離開座位;而另一些人則可能被鄰居的狗吠聲或室友的噪音分散注意力。每個人都有相應的解決方案。

遠程辦公的優勢

感到被信任

感到被信任

遠程員工會感受到公司對他們的信任,讓他們在沒有「監視」的情況下開展工作。這意味著在缺乏「恐懼文化」的環境中,員工會對彼此負責,而非僅對管理層負責。

提升員工幸福感與忠誠度

提升員工幸福感與忠誠度

它能提升員工的幸福感以及對公司的忠誠度 (※1)。如果人們對生活和工作不滿意,就無法產生創意、創新和跳出框架的思考。

提升績效

提升績效

研究顯示,在家工作時員工績效會提升 13%,休息時間和病假也會減少 (※2),這轉化為與不提供遠程辦公的公司相比,員工流失率降低了 25% (※3),總生產力提升了 20%,每位員工可節省數千美元的成本。

為未來做好準備

為未來做好準備

為未來做好準備的優勢:新一代員工將遠程辦公視為「必要條件」。這就是為什麼近期研究指出,由於 83% 的千禧世代承認對目前的工作感到「倦怠」,到 2028 年,73% 的部門將會有員工在家工作。隨著千禧世代進入管理層,現有系統將被重新思考和改進 (※4)。

State of Remote Work 2019, by OwlLabs. “DOES WORKING FROM HOME WORK? EVIDENCE FROM A CHINESE EXPERIMENT”. By Nicholas Bloom, James Liang, John Roberts y Zhichun Jenny Ying. State of Remote Work 2017, by OwlLabs. Third Annual “Future Workforce Report” Sheds Light on How Younger Generations are Reshaping the Future of Work. By Upwork.

遠程辦公的 10 個小貼士

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