促進遙距工作
目前，公司正在加速採用該系統，作為防止新型冠狀病毒傳播的措施。 你有智能遙距工作系統嗎？
現在的工作是以員工在辦工室為前提，包括簽署、審批和分享文件等工作，但如果只是簡單地改為遙距工作只會降低生產力。
挑戰(1)：內部審批時間較長（電子審批加快審批流程）
挑戰
在遙距工作後，您有沒有覺得您的申請和審批過程花費了更長的時間？
在辦公室工作時有很多時間可以找到相關人員去簽核審批文件，但遙距工作並不容易。即使大多數工作都可以遙距完成，但緩慢的審批可能影響客戶交易，但有些員工可能只為了獲得批准而被迫上班。
如果你查看你老闆的日程安排並特意返回辦公室，那麼會降低您的工作效率。
解決方案
如果申請涉及的審批人數多或步驟複雜，時間就會浪費在內部協調。信息的傳遞是提升您業務效率的最大障礙。 通過自動化工作流程，ECM 可以顯著縮短審批時間。
具體來說，在創建審批程序時，會根據其內容識別審批者，並像接力棒一樣自動繼續程序。 經各方同意後，會以電子形式存放在指定的文件夾中。 例如，如果這是一份發票之類的文件，它將被記錄為企業對企業交易的證據。
申請者不僅可以免於低效率的困擾，例如不用再逐案查明誰是審批人，或在公司四處奔波尋找審批人，還可以快速完成審批流程。
挑戰（2）：共享信息的困難
挑戰
大多數公司使用共享伺服器或線上存儲空間來共享內部文件。 這時候不就是“從伺服器複製數據到你的電腦，編輯好後再上傳”的操作嗎？
如果您以這種方式複製文件，您可能會不小心覆蓋最新文件或忘記哪個是最新版本。 當多人同時處理同一個文件時，不能復原的風險尤其高。
如果您辛苦創建的文件突然消失了或編輯無效，您不僅工作效率低下，還會減低工作動力。
解決方案
ECM 為各種業務文件的中央管理提供版本控制和文件保護。
這些功能之一是登入/登出功能。 例如，如果一個團隊在一份文件上進行協作，當有人開啟該文件時，該用戶便獲取登入權限。 此功能透過將文件鎖定來保護文件，以便只有 A 具有編輯權限。 完成編輯關閉後，會更新並解鎖文件。 當您開啟某人已登入的文件時，文件只能以唯讀方式打開，因此您不會意外覆蓋其他人的編輯。
EECM 還會自動保存更新、刪除和其他編輯的歷史記錄，以防止文件意外丟失。
當您使用ECM時，您可以輕鬆處理繁瑣程序、搜索最新文件以及修正一些錯誤的刪除。
挑戰（3）：在網絡環境中高效率地進行工作有別於辦公室內。 （訪問一個數據庫就足夠）
挑戰
辦公室的資料種類繁多，它們會根據管理實體和業務流程，分別管理於不同的數據庫中。
各部門會複製各自的文件到伺服器。例如，客戶的訂單記錄是屬於客戶關係管理，交易信息和聯繫記錄是屬於銷售團隊，合同和發票由會計部門上傳。但資訊分佈在辦公室可以很不方便，它可能會嚴重拖累生產力，尤其是在遙距工作環境中。
解決方案
例如，每天使用銷售紀錄的銷售人員有直接的檔案存取權限，如過去的訂單歷史和「合同、發票」等文件，他們的工作效率會不會大大提高？ ECM可獨立使用，並可與ERP、CRM、SCM等核心系統進行結合。
通過在中央平台上管理不同數據庫中的相關文件，您可以排除其中不必要工序。
實例探究
案例研究 - 物流
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