邁向無紙化
部分公司仍然有使用紙張作為媒介的工作流程。 為什麼沒有改為更好的無紙化系統? 是否因為資深的員工習慣了傳統的工作流程而對無紙化系統缺乏信心? 事實上社會無紙化系統的形象存有很多不同的誤解，實際問題是電子化的工作負擔超過其好處從而無法實施。及此，我們將研究典型問題及其原因，並研究無紙化系統的實際解決方案。
挑戰 (1): 誤解無紙化是十分困難（通過 OCR 掃描和工作流程實現自動化）
挑戰
電子化的最大優勢在於它使文件更容易搜尋。
如果您要在數百份文件中尋找一個指定文件，您需要每份文件逐頁查看，透過電子數據您可以在一秒鐘內得到答案。 然而，簡單的掃瞄保存並不能將數據變成有用的搜尋字眼。 因為掃描的數據通常只是一個圖像，關鍵信息（例如發票編號或簽發日期）必須以文件名或特定資料作儲存或標籤，以便搜尋。 由於人手檢查浪費公司的時間成本和資源，所以部分公司是抗拒處理這些流程的。 但其實這些步驟都無需手動完成。
通過充分利用自動化機制，您可以毫無困難地將它電子化，減少工作流程。
解決方案
以電子化取代紙張的流程十分麻煩，但其實您無需手動完成這些。
以此人手掃瞄步驟為例：先掃描紙質發票，再從文件中提取發票編號和日期，最後將其作文件名儲存在伺服器上的文件夾中。
通過將京瓷的多功能影印機與文件管理系統結合，提取資料和命名的程序可以完全自動化。通過使用 OCR（文字自動辨識系統）來掃描多功能影印機所掃描到的結果，可以從文件內容中讀取到需要的文字信息並轉為文字檔。不僅印刷品，手寫文字也能精準地讀取。因為您可以根據文件種類自由設定要閱讀的內容，所以它可以用於所有類型的工作，例如「僱傭合同時的員工姓名」與「貨單的地址和交貨地址」。您還可以設定在掃瞄後儲存為特定格式的文件名。
自動化工作流程是 ECM 所及範圍中優點之一，它不只是保存文件，還能將文件發送給他人以供批准，然後在收到批准後向申請人提供反饋。多功能影印機和 ECM 的結合能大幅度地改善您公司的業務。您無需執行人手處理就能享受電子化帶來的好處。
挑戰 (2): 誤解電子數據容易被篡改和洩露
挑戰
不受網絡安全保護的電子文件相對於紙質文件來說相對容易被篡改，即使有欺詐也很難令他們留下痕跡。另外，當您使用個人電腦或USB記憶體，您可以隨身攜帶大量數據，所以丟失了它們損失就會更大。此外，對黑客入侵的恐懼亦加深了電子數據容易被篡改和洩露的形象。
說到信息洩露，我們通常會想到來自外部的網絡攻擊，實際上最常見的途徑是從內部洩露信息。對於防止洩密和篡改的方法，電子數據安全實際上可以以更低的成本達到更高的水準。
解決方案
電子文件似乎比紙質文件更容易被惡意修改。
例如，在 Excel 中更改金額似乎比更改收據中的銀碼更容易，因為您不必隱藏您的筆跡。 但實際上，ECM 管理的數據具有訪問歷史記錄，可以輕鬆查看誰訪問了哪些文件以及他何時訪問了哪些文件。
您還可以知道誰是文件最後的編輯者，以及它被編輯的過程─它在哪里被修改以及如何被修改。 此外，其他人可以偷偷將紙張帶出去令您找不到它，但用了電子文件就能夠避免。 您可以對文件夾和文件的訪問權限作限制，避免未經授權的人訪問到敏感信息，並且可以防止人們下載或打印某些類型的文件。 還有，即使您拿出去的個人電腦丟失了，您也可以通過對電子數據進行加密來防止第三方看到它，但您無法用紙張完成此事
挑戰 (3): 誤認為 BCP 方案可以在紙質業務中實施
挑戰
BCP 方案被稱為業務連續性計劃，它們旨在最大限度地減少對資產的損害，並使企業在面對自然災害和事故等不可抗力的情況時能夠繼續或迅速恢復。
面對新冠病毒大流行，原本認為BCP方案在「確保應急通信渠道」、「複製和保存重要文件」等措施上就足夠的企業，卻覺得措施不夠。 紙質工作並不適合遠程工作，因為它是一種需要員工來上班的工作模式。
一些公司可能很難將其業務完全電子化，因為其中一些公司被法律要求處理實物文件，但從 BCP 方案的角度來看，盡可能促進無紙化運營對企業而言仍然很重要。
解決方案
在突發緊急情況下，多樣化和多工復原對於業務連續性很重要。
「多樣化」是指業務並非集中在一個地方，即使一個地方發生災難，其他地方的業務也能彌補它。有這麼多人已經開始實行遙距工作，間接為你證明了遙距工作的價值。尤其是在分開工作的情況下，如果文件和數據在不同地點分開管理，營運效率會很差。即使我們在不同的地方工作，我們也需要一個機制將數據儲存在同一個地方。 ECM 是一個可以整合不同數據的理想平台。它可以輕鬆用於 ERP、CRM 等方面，因此可以創建一個集中管理數據的環境，從而騰出一個辦公室以外的工作平台。
其次，「多工復原」是指數據備份，是一種在出現問題時通過恢復備份來繼續業務的機制。如果以實際紙張作備份，則需要兩倍的實際儲存空間，而且很難複製。但是，如果您在雲端中構建了 ECM，則可以輕鬆地將備份放置在不同位置的數據庫。 ECM 的無紙化是針對遙距工作非常有效的措施。
實例探究
案例研究 - 物流
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