提高運營效率
尤其是辦公室員工，處理的文件種類繁多，因此迫切需要審查文件管理和相關的系統。 在業務中，文件管理是對文件從創建到保留和處置的流程的管理。
根據文件的類型和內容，法例要求某些文件存儲數年，而不是存儲在備忘錄級別，使用後可以立即處理。 通過正確分類這些項目並立即使用，我們可以期望提高業務效率。 然而，一些企業仍然在使用CRM、ERP等結構性數據，他們無法有效使用非結構性數據，例如分散在內部伺服器和雲端上的文件和內容。
挑戰(1)：尋找文件需要更長的時間（使用索引更快更輕鬆地搜索）
挑戰
Have you ever had trouble finding the file you made?
一般來說，白領工作中大約 30% 的時間都花在了尋找信息上。 眾所周知，如果進行粗略的分類，是無法有效利用文件的。 因此，許多人使用各種技術，例如以有意義的方式命名文件夾和文件名、按類型分組和按時間順序排列。 但是，有不少人在需要文件時遇到找不到文件的情況。 即使是個人電腦也是這種情況，所以如果一個共享伺服器被多個員工訪問，難度就更大了。 公司內的文件管理可能會變得越來越混亂，因為不需要的內容沒有被刪除，而且伺服器亦分散在不同部門。
解決方案
如何更輕鬆地尋找業務文件？自動化文件管理系統
如果您使用的是公共共享伺服器或雲端儲存，則您可能只能對文件夾進行排序或為它們提供描述性文件名。
但是使用 ECM，您可以將信息標記為文檔上，使其更易於搜索。
例如，如果您管理發票並且將發票編號、公司、帳單地址、電話號碼和日期等信息作為文件屬性，則可以將其用作關鍵字以便於搜索。 您還可以為圖像數據和音頻文件設置此標籤。
例如，您可以利用房產 ID 的標籤管理房地產的照片，您可以通過將會議與交易相關的資料作為會議的記錄數據。即使它們已經被反復更新， 還可以很容易地查看哪些是最新的版本。
借助這些特定於 ECM 的搜索功能，相關人員可以在需要時快速找到正確的文件和數據。
挑戰（2）：負責人多次創建內容相似的文件（文件搜索中很容易找到相似的文件）。
挑戰
我想使用我在某處看到的數據寫建議書，但我不知道它在哪里或是誰創建它，所以我最終從頭開始。
你有過這樣的經歷嗎？ 沒有甚麼比從頭開始製作更浪費時間。 共享伺服器和雲端上的信息共享在可搜索性方面受到限制，因此過去所創建的數據不能被充分利用。 所以，很多企業採用信息交流會、例會等模擬方式來彌補此等不便。但除非我們改變依賴內存的低效方式，否則很難提高生產力和運營效率。
解決方案
許多公司在共享伺服器或雲端上存儲文件，以便在員工之間共享信息。
但是，如果它是您創建的文件，而您不了解它，就很難從其他人創建的文件中找到您想要的信息。 基本上，只要在打開文件之前您不了解文件的內容，就很難從文件夾資料或文件名中猜測其內容。
但是，ECM 可以提供稱為元信息的文件屬性，它描述文件中包含哪些數據，從而可以輕鬆搜索任何人創建的文件。 例如，如果您按產品名稱和關鍵字「提案」進行搜索，則可以獲取過去銷售部某人創建的提案數據。 這種高級搜索功能可用於各種業務情況，例如搜索合同模板和創建會議資料，可以極大地提高員工的工作效率。
挑戰（三）：繁瑣的文件處理（設置處理時間自動刪除）
挑戰
貴公司是否有妥善處理或刪除不再需要的業務文件？
業務中每天都會創建大量文件，但如果您只是將它們以混亂的方式堆積起來，則無法期望有更高的效率。 此外，不再需要的文件必須及時刪除，否則會產生各種風險。
例如，員工離職時必須刪除員工的個人編號和體檢結果等隱私之資料，在與客戶的合同到期時必須刪除從客戶收到的機密資料。 如果您不定期刪除已超過法定期限的文件，您的伺服器將充斥著不必要的資料。
解決方案
不用再手動銷毀或刪除不必要或過期的文件，自動化流程助你輕鬆處理。
ECM 的優勢在於文件的整個週期，從創建到銷毀，都可以針對每個內容進行管理和自動化。 例如，您可以在文件上設置到期日期並在到達該日期時自動將其刪除，或者員工離職後 HR 可以設定日期自動刪除有關員工的資料。 讓系統來完成刪除文件的繁瑣工作，尤其是那些已經過了法定保留期的文件，讓您免於麻煩。 如果擔心「系統自動刪除」，可以發郵件通知負責人該刪除，然後確認內容，審核通過後刪除。
實例探究
案例研究 - 物流
讓我們談談提昇您業務的方法。