提高運營效率

由於工作模式轉變,導致工時變長,勞動力短缺,促使企業對提高生產力與運營效率的需求越來越大。

尤其是辦公室員工,處理的文件種類繁多,因此迫切需要審查文件管理和相關的系統。 在業務中,文件管理是對文件從創建到保留和處置的流程的管理。

根據文件的類型和內容,法例要求某些文件存儲數年,而不是存儲在備忘錄級別,使用後可以立即處理。 通過正確分類這些項目並立即使用,我們可以期望提高業務效率。 然而,一些企業仍然在使用CRM、ERP等結構性數據,他們無法有效使用非結構性數據,例如分散在內部伺服器和雲端上的文件和內容。

Challenge(1):Files take longer to find (faster & easier searching with indexing)

挑戰(1):尋找文件需要更長的時間(使用索引更快更輕鬆地搜索)

挑戰

Have you ever had trouble finding the file you made?

一般來說,白領工作中大約 30% 的時間都花在了尋找信息上。 眾所周知,如果進行粗略的分類,是無法有效利用文件的。 因此,許多人使用各種技術,例如以有意義的方式命名文件夾和文件名、按類型分組和按時間順序排列。 但是,有不少人在需要文件時遇到找不到文件的情況。 即使是個人電腦也是這種情況,所以如果一個共享伺服器被多個員工訪問,難度就更大了。 公司內的文件管理可能會變得越來越混亂,因為不需要的內容沒有被刪除,而且伺服器亦分散在不同部門。

解決方案

如何更輕鬆地尋找業務文件?自動化文件管理系統
如果您使用的是公共共享伺服器或雲端儲存,則您可能只能對文件夾進行排序或為它們提供描述性文件名。

但是使用 ECM,您可以將信息標記為文檔上,使其更易於搜索。

例如,如果您管理發票並且將發票編號、公司、帳單地址、電話號碼和日期等信息作為文件屬性,則可以將其用作關鍵字以便於搜索。 您還可以為圖像數據和音頻文件設置此標籤。

例如,您可以利用房產 ID 的標籤管理房地產的照片,您可以通過將會議與交易相關的資料作為會議的記錄數據。即使它們已經被反復更新, 還可以很容易地查看哪些是最新的版本。

借助這些特定於 ECM 的搜索功能,相關人員可以在需要時快速找到正確的文件和數據。

Challenge(2):The person in charge creates documents with similar contents many times (similar documents are easily found by searching in the file).

挑戰(2):負責人多次創建內容相似的文件(文件搜索中很容易找到相似的文件)。

挑戰

我想使用我在某處看到的數據寫建議書,但我不知道它在哪里或是誰創建它,所以我最終從頭開始。

你有過這樣的經歷嗎? 沒有甚麼比從頭開始製作更浪費時間。 共享伺服器和雲端上的信息共享在可搜索性方面受到限制,因此過去所創建的數據不能被充分利用。 所以,很多企業採用信息交流會、例會等模擬方式來彌補此等不便。但除非我們改變依賴內存的低效方式,否則很難提高生產力和運營效率。

解決方案

許多公司在共享伺服器或雲端上存儲文件,以便在員工之間共享信息。

但是,如果它是您創建的文件,而您不了解它,就很難從其他人創建的文件中找到您想要的信息。 基本上,只要在打開文件之前您不了解文件的內容,就很難從文件夾資料或文件名中猜測其內容。

但是,ECM 可以提供稱為元信息的文件屬性,它描述文件中包含哪些數據,從而可以輕鬆搜索任何人創建的文件。 例如,如果您按產品名稱和關鍵字「提案」進行搜索,則可以獲取過去銷售部某人創建的提案數據。 這種高級搜索功能可用於各種業務情況,例如搜索合同模板和創建會議資料,可以極大地提高員工的工作效率。

Challenge (3): Document disposition is tedious (set disposition timing and delete automatically)

挑戰(三):繁瑣的文件處理(設置處理時間自動刪除)

挑戰

貴公司是否有妥善處理或刪除不再需要的業務文件?

業務中每天都會創建大量文件,但如果您只是將它們以混亂的方式堆積起來,則無法期望有更高的效率。 此外,不再需要的文件必須及時刪除,否則會產生各種風險。

例如,員工離職時必須刪除員工的個人編號和體檢結果等隱私之資料,在與客戶的合同到期時必須刪除從客戶收到的機密資料。 如果您不定期刪除已超過法定期限的文件,您的伺服器將充斥著不必要的資料。

解決方案

不用再手動銷毀或刪除不必要或過期的文件,自動化流程助你輕鬆處理。

ECM 的優勢在於文件的整個週期,從創建到銷毀,都可以針對每個內容進行管理和自動化。 例如,您可以在文件上設置到期日期並在到達該日期時自動將其刪除,或者員工離職後 HR 可以設定日期自動刪除有關員工的資料。 讓系統來完成刪除文件的繁瑣工作,尤其是那些已經過了法定保留期的文件,讓您免於麻煩。 如果擔心「系統自動刪除」,可以發郵件通知負責人該刪除,然後確認內容,審核通過後刪除。

實例探究

Case Study - Logistics

案例研究 - 物流

讓我們談談提昇您業務的方法。