案例研究 - 物流
通過對客戶的快速回以提高服務水平
CS logistic
CS Logistics 提供專業冷凍和冷藏食品的運輸及送貨服務超過10年。以當日取貨或當日送達等高水平服務贏得廣大客戶的支持。
概括
因為傳統的作業模式及繁複性的人手操作，今公司經常面對資料錯誤輸入的困擾。 在使用KYOCERA ECM 解決方案後，能大幅減省工作流程，並減少出現錯誤的機會。
背景：五年前開始引入KYOCERA ECM 解決方案，文件電子化、令日常運作更有效率!
在日常的工作中， 我們經常要大量文件如送貨單等。送貨單上除了紀錄了客戶的資料外，還有很多重要的資料，例如：送貨編號、派遞日期、貨物名稱、數量等。我們一般會以送貨單上的客戶名稱及送貨編號作分類， 以便我們追蹤貨物運輸進度及能幫助客戶查詢貨物狀態。
在營運初期， 我們只會把送貨單影印一份副本，並按客戶名稱及送貨編號順序儲存於實體的文件匣內。但隨著業務的擴大，傳統的文件處理開始為日益增加的工作帶來不便，例如在客戶想以通過送貨編號查詢交貨狀態時，員工必須目視檢查文件匣內每個文件編號，找到相關文件後才能回覆客戶，這不但耗時還大大增加了員工的工作量。所以於五年前，我們決定把流程全面電腦化，並將所有文件儲存於公司的伺服器中。
全面電腦化後帶來的新挑戰
當公司全面電腦化後，員工開始著手把所有文件電子化，並嘗試儲存於伺服器中，但將文件電子化的時間卻比預期中還要長。因為當將文件電子化後，不但要以人手方式把送貨單編號及派遞日期結合保存為檔案名稱，之後還要分門別類地儲存於指定文件匣內以提高搜索性。雖然過程不是特別困難，但非常繁瑣和耗時。然而，以公司目前的規模，每天送貨訂單已高達到數百個，因此這項工作給運營帶來了不容忽視的壓力。
除了繁瑣和耗時外，檔案名稱往往會因為人手輸入錯誤而導致無法搜尋文件。在我們的業務中，我們經常會收到客戶對送貨狀態或後期跟住的查詢，但如果我們當時找不到文件，就無法順利解答客戶的查詢。 不僅如此，還有可能給公司留下不好的印象，從而失去對公司的信任。 這是一個非常麻煩的問題，
解決方案 - KYOCERA ECM
透過KYOCERA ECM 解決方案，當同事掃描送貨單中的文件時，系統會即時分析單據上的內容，並識別指定資料例如編號和日期 ，準確地將其作為檔案名稱保存在指定文件夾中。 這一切都是由AI自動執行，使我們免於繁瑣及耗時的手動輸入任務。
在Kyocera ECM 解決方案後，我們成功地將時間減少了 80%。
從繁瑣的文書工作中解放出來，員工現在可以更加專注於客戶溝通和營銷活動。 我們也很高興地說，通過更快地回應客戶，我們大幅提高了客戶滿意度。
未來 - 與KYOCERA探索進一步的業務改進
這是第一次引入KYOCERA ECM，令我們感到驚訝的是原來這一切自動化工作流程都不需要複雜的操作和技術，而是只需要透過我們一直使用的影印機就能辦到。事實上,當KYOCERA第一次向我們提出這個方案時，公司內部對它的效能和準確性持懷疑態度。 然而，這種擔心是沒有必要的。因為KYOCERA的團體透過不斷的努力，深入了解公司日常運作及各部門的工作流程，並對於我們所擔憂的問題上進行多次測試，最終為我們度身訂造了一個全方位解決方案！
除送貨單外，各種發票、報價單等業務單據的工作流程，也有著明顯的改善。 我們未來將繼續與KYOCERA共同合作，進一步改善運營。
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由於手工將送貨單電子化，因此在輸入單號時出現了許多錯誤。 如果搜索的關鍵信息被錯誤輸入，即使您稍後搜索也無法找到。 我正在浪費時間尋找丟失的文件。
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如果由於單號輸入錯誤而無法找到送貨單，我們將無法順利回答客戶的詢問。 還有一種風險是，該公司會因給客人一種管理層草率的印象而失去信譽。
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電子化工作耗費大量工時，給銷售人員的工作帶來壓力。 我們未能充分開展客戶建議等活動，這些活動是我們的原始業務。
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引入了自動讀取文件內容並將其轉換為文字的系統。 準確的自動識別過程消除了人手輸入錯誤。 既然文件已使用正確的信息進行電子化處理，就不會再浪費時間搜索它們了。
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成功地電子化送貨單可以快速搜尋過去的文件和順暢的回答客戶。 我們比以往任何時候都成功地提高了客戶滿意度。
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我們成功地將電子化所需的時間減少了 80%。 銷售人員現在可以專注於更多核心業務，例如客戶溝通和營銷活動。
讓我們談談提昇您業務的方法。