加強承諾

承諾具有贏得社會信任和提升公司形象的效果。

違反承諾可能會對公司造成重大損害,在最壞的情況下,甚至可能面臨破產的風險。

在各類資料電子化過程中,最常見的違規行為是個人資料和機密文件的洩露。 多年來,隨著個人私隱相關法律和審計要求變得越來越嚴格,識別和管理相關文件變得更為重要。

Challenge(1):Worried about loss, leakage, or unauthorized access (Prevent leakage by prohibiting printing and downloading)

挑戰(1):擔心丟失、洩露或未經授權的訪問(通過禁止打印和下載來防止洩露)

Challenge

隨著公司之間合作的增加,有更多機會在內部和外部共享資料。 最近,免費使用的文件傳輸服務和雲端存取變得流行起來。 您是否有在工作中使用這些服務?

這些服務的優點是可以方便地與商業夥伴交換文件,但由於無法設置詳細的權限配置和無法保留訪問日誌等問題,它們可能不適合業務使用。

從近期的資料洩露事件中可以看出,用戶需要確保資料安全,不可以依賴於自己的品行和IT技能,而應該構建一個安全可靠的平台。

解決方案

與共享伺服器不同,ECM 可以提供仔細的訪問限制,這有助於確保內部資料安全。 例如,您可以為特定文件或文件夾設置個別限制,例如無法讀取、無法編輯、無法下載或無法打印。 因此,可以運行該系統,以便總經理及以上等級可以查看與管理策略相關的資料。

系統還可以匯出報告包括人物、時間、什麼文件以及採取了什麼行動。 例如,通過能夠識別與公司沒有直接關係的部門的員工頻繁訪問特定文件等資料,我們不僅可以防止資料洩露,發生緊急情況時,還可以利用能力範圍內進行後續調查。

Challenge(2):necessary to establish a system for protecting privacy data in compliance with laws and regulations.

挑戰(2):需要建立符合法例的隱私資料保護體系。

挑戰

保護個人資料政策正在進行,包括 GDPR(歐盟一般資料保護規範),公司不僅需要管理客戶資料,還需要管理員工的個人資料。 由於員工資料可能高度敏感,例如家庭結構、健康狀況、病史、教育背景和紀律史,您應該限制人員訪問並及時移除退休人員。 但是,如果此資料分散在公司的伺服器中或不受員工管理,則可能導致文件丟失或文件未被刪除。

解決方案

使用仔細訪問限制保護重要文件是 ECM 擅長的功能之一。

ECM 可以控制對特定文件和文件夾的訪問權限,因此它可以將體檢結果和病歷等資料僅設定對行業醫生和特定人士可用。也擅長將多個文件與員工相關聯。人力資源文件包括需要員工簽名的文件,例如僱傭合同,並且通常在紙上進行管理,這可能會導致文件丟失。 即使您進行掃描,它本身也只是一個圖像文件,因此很難單獨管理它。 因為 ECM 允許您在文件貼上便簽一樣標記資料,所以您可以添加員工編號來管理與單個員工相關的文件。 您還可以將其合併到您的終止工作流程中,以在您完成程序時自動刪除您的個人資料。

Challenge (3): necessary to prepare for information disclosure in the event of an accident (in response to the disclosure obligation under laws and regulations).

挑戰(3):有必要為發生事故時的資料公開做準備(響應法律法規規定的公開義務)。

挑戰

如果您在民事訴訟中被其他公司起訴,貴公司能否及時準備對方要求的資料? 合作夥伴公司的問題或客戶的投訴很有可能導致訴訟。

在這種情況下,公司必須遵守其法定披露義務。 特別是在美國,有一個 eDiscovery 系統,它需要在要求時提交電子數據作為證據。 此外,如果提交延遲,審判則會很大機會受到不利影響。 但是,如果您不定期整理數據,是很難立即做出回應。

解決方案

在應訴中,需要按照法律要求提供對方所要求的資料,除非將公司的情況和訴訟政策準確地傳達給律師,否則公司很難獲得滿意的解決方案。 .

為此,有必要提供非結構化數據,例如會議記錄和記錄數據以及合同和過去的訂單和訂單歷史記錄。 ECM與SAP、CRM等核心系統整合,實現電子資料中央管理。 不僅可以讓您快速找到最新的合約,還可以讓您追踪合約的歷史以及它們是如何發生的。 此外,會根據法例自動刪除超過保留期限的文件,可以將必要的數據始終保持有組織的狀態,從而在緊急情況下能夠快速回應。

實例探究

Case Study - Logistics

案例研究 - 物流

讓我們談談提昇您業務的方法。