五個常見的工作流程問題及其解決方法

您是否感到工作受阻？低效的流程和程序是否拖慢了您的進度？

您並不孤單。隨著職場需求不斷升級，我們許多人都感覺自己像路易斯·卡羅（Lewis Carroll）筆下的紅皇后一樣，必須竭盡全力奔跑才能留在原地。

許多忙碌其實是沒必要的，往往是由繁瑣的程序和過時的辦公技術造成的。升級雖然有成本，但不升級同樣有代價。IDC 研究發現，企業每年因效率低下而損失 20% 到 30% 的收入。

德勤（Deloitte）的研究顯示，感到受束縛的員工往往會偏離標準流程。雖然有時他們的變通方法會奏效，但結果可能不符合企業安全標準。此外，重新配置系統需要花費時間和精力，而這些精力本可以用於解決業務問題。

幸運的是，一些最常見的工作流程問題都有簡單的解決方案。以下是您可以立即處理的五個問題：

1. 系統之間互不「通話」

IDC 的一項研究發現，超過 80% 的商業領導者擁有的系統和應用程式無法與其他內部系統或外部合作夥伴的系統協調。結果導致文件追蹤變得不可能，版本控制成了一場噩夢，員工浪費大量時間在複製粘貼或重新輸入資訊上。

解決方案： 建立具有標準化流程的文件管理系統。確保系統包含能讓您追蹤文件的軟件。IDC 研究指出，解決了「文件脫節」問題的公司，收入增加了 36%，成本降低了 30%。

2. 遠程團隊與協作困難

Owl Labs 的研究顯示，62% 的 22 至 65 歲員工偶爾會遠程辦公。根據 IDC 在 2022 年進行的一項調查，亞太地區超過 56% 的勞動力渴望在疫情過後仍能擁有結合辦公室和遠程工作的靈活安排。聘用分佈各地的員工和承包商雖然能讓您的企業獲得人才，但也增加了資訊共享的難度。

解決方案： 通過視像會議舉行遠程會議。使用允許團隊同時處理文件的協作軟件，無論是在視像會議期間還是之後。利用您的多功能影印機 (MFP) 將文件、試算表和圖表上傳到雲端文件夾，讓團隊隨時存取。

3. 無休止的會議

Otter.ai 與 Steven Rogelberg 博士合作進行的一項調查發現，三分之一的會議被認為是浪費時間，員工每個月會花 20 個低效的小時參加會議。報告提到，擁有超過 100 名員工的公司每年因不必要的會議損失超過 200 萬美元，而對於擁有超過 5,000 名員工的公司，這一數字更飆升至超過 1 億美元。

解決方案： 借鑑情報界的做法，根據「按需知密」（need-to-know）原則對資訊進行分類。將參與者限制在與主題密切相關的人員。提前與關鍵決策者溝通以節省時間，並考慮採用站立會議（stand-up meetings）或無會議日。

您還可以透過簡化耗時的文件包來節省會議準備的時間和成本。如果您的辦公室配備了現代化的多功能影印機，您很可能只需按一個鍵即可連接到 Google Drive 或 Evernote 等雲端儲存系統。提前將文件和試算表發送給與會者，讓他們做好更充分的準備，從而縮短會議時間或提高生產力。

4. 冗長的發票處理流程

發票需要多層審批，而紙本系統會讓您陷入困境。員工花費大量時間尋找文件，且無人知曉處理進度，這往往會令供應商感到沮喪。

解決方案： 通過多功能影印機一鍵掃描發票，將其直接發送到財務部門，透過數碼化系統進行審核與審批。

不知道如何操作？請聯絡您的多功能影印機製造商或授權經銷商。他們的代表可以教您如何使用此功能及其他進階功能，助您提高效率。

透過使用數碼化系統，您可以追蹤進度，避免會計人員在表格上浪費時間，同時還能消除手動處理中出現的錯誤。隨著時間推移，數碼化系統還能揭示支出趨勢和效率低下的環節，為您提供改進業務流程的見解。

5. 需要時無法找到資訊

您知道 PowerPoint 演示文稿所需的統計數據就在您的電子郵件中，或者在某個共享文件夾中——但到底是哪一個？您現在就需要它，所以打電話給 IT 部門求助，但他們太忙了，無法即時回應。

解決方案： 為避免此問題，請在多功能影印機上創建個人化的掃描目的地。您無需 IT 協助即可完成。將資料直接發送到您需要的地方——例如您的手機，以便隨時隨地存取。您還可以用手機拍照或掃描條碼，並將文件傳輸到共享儲存空間，讓其他人也能看到。

時間太過寶貴，不應浪費在混亂的辦公流程上。請確保您的辦公系統與時俱進，並指導員工如何使用——請記住，任何優秀的辦公技術公司都會有代表隨時提供必要的協助和培訓，以優化您的效率。

當您意識到可以利用的資源時，會發現做出改變以提高生產力和改善盈利是出乎意料地簡單。