真正的數碼轉型：超越「無紙化」

流動性與雲端技術的融合引發了一場數碼爆炸。如今用戶可以隨時隨地透過任何設備存取資料，因此產生了海量數據。根據 Statista 的數據，2022 年全球創建的數據量估計為 97 ZB。預計到 2025 年，這一數字將增至 180 ZB。

關鍵不僅在於數據量，更重要的是企業如何處理這些數據——如何利用它們來提升客戶體驗、改善決策和推動創新。

這正是數碼轉型浪潮背後的驅動力。企業必須有效利用和管理數據，才能在數碼經濟中保持競爭力。

要實現真正的業務轉型——包括提高效率和生產力——資訊或內容必須能夠輕鬆搜索、檢索和整合。這就是為什麼一個整合了硬件和軟件的全面文件解決方案至關重要。

將紙本工作流程簡化為優化的辦公環境

數碼轉型並非一蹴而就。IDC 建議企業經歷一個從臨時、紙本工作流程邁向智能、互聯且優化的辦公環境的五個階段。

IDC 認為，大多數組織處於第二階段——機會主義階段。在此階段，企業進行文件掃描和擷取。雖然此時數據通常連接到內容管理系統和儲存庫，但工作流程仍是手動操作，而非自動化。

邁向真正數碼轉型需要整合與自動化，這意味著必須配備必要的工具來數碼化內容。配備光學字符識別 (OCR) 軟件的多功能影印機 (MFP) 等解決方案開始簡化傳統的紙本流程。通過將此硬件與雲端文件解決方案整合，企業能更有效地將內容的力量交到用戶手中，幫助他們更聰明、更快速地工作。

而這正是提高生產力、效率以及降低成本等承諾開始實現的地方。

讓內容發揮作用

以一家律師事務所為例，該事務所花費大量時間和人力掃描對案件至關重要的文件。每次掃描一張紙——即使批量進行——用戶都必須輸入文件名稱、分配給案件編號，並選擇儲存位置。

透過採用配備 OCR 的多功能影印機，法律助理能夠自動將掃描的文件轉換為可編輯的文字。結果是，大批量的紙本文件現在可以快速掃描、存取、輕鬆搜索並進行整理。

可以理解的是，只有當合適的設備和軟件組合到位時，數碼目標才能實現。這就是為什麼從企業整體角度審視目前使用的打印機、掃描儀、影印機和傳真機，並考慮它們在數碼轉型中的角色是如此重要。

真正的多功能硬件設備——具備打印、掃描和電子郵件功能——遠不止是將墨水印在紙上，它們可以而且應該作為數據數碼化的入口。一旦踏上這條道路，組織就能改善決策、更有效地創新，並提供卓越的用戶體驗以實現持續增長。