企業內容管理
了解企業內容管理ECM如何幫助客戶?
企業內容管理的商業價值
許多組織於儲存檔案、管理和獲取公司資訊和內容時，面對重大挑戰。企業內容管理ECM可以應對這些問題。
案例 1
挑戰 :
紙張文件包含不同種類文件，降低工作效率。
解決方案 :
集中管理數碼化文件以方便根據所需員工的要求，輕鬆檢索相關資訊。
案例 2
挑戰 :
丟失文件導致違失資訊和數據處理失誤。
解決方案 :
數碼化防止紙張文件丟失，警報功能減少文件工作和處理時出現的故障次數。
案例 3
挑戰 :
紙張文件交流，伴隨分發文件和審批，令過程變得複雜。
解決方案 :
預先確定每間公司最合適的審批流程，排除複雜文件交流，從而更快速地處理分發和審批文件程序。
案例 4
挑戰 :
安全和數據保護事宜。
解決方案 :
通過企業內容管理，讓特定員工獲取訪問權限，來提高安全性，並記錄訪客資料和登陸時間日誌。
企業內容管理與現有的核心業務系統完美結合，以管理文件和資料流程，確保應對行業和部門特定的挑戰。
行業解決方案
金融
金融業透過數位自動化，從依靠紙張文件的貸款組合系統到支付處理，來提高人手處理程序的速度。
醫療
完美結合醫療資訊系統，快速、可靠地共享資料，如醫療人員無障礙共享電子病歷。
政府
政府機構將使用的各種紙張文件數位化，並結合各部門和組織使用的核心解決方案，以改善行政管理服務和減少工作流程浪費。
部門解決方案
銷售
以最新和完整狀態數位化的儲存客戶資料、建議書、合約等數據，並在指定員工之間分享，來提升銷售活動的效率。
採購
通過自動儲存和管理採購相關的數據（如價格資料、最終合約，以及每個供應商最新的詳細資料），並裝置於供應商的獨立檔案內，來提高採購營運效率。
人力資源
通過簡化員工資訊管理提高處理速度。擁有權限的人力資源人員可在幾分鐘內輕鬆找到文件，並將文件歸檔。
合同管理
隨著數位化的合約文件和管理連接控制，通過使用警報功能來防止合約到期的優化合約管理，進一步改進合約管理。
會計和金融
通過數位化發票以實施無紙化和優化工作流程，來加快部門間處理流程和核閱。
FAQ
企業內容管理 ECM 與文件管理系統有甚麼分別？
文件管理系統通常聚焦文件的儲存、搜尋、權限及流程管理；ECM 可用較廣的角度管理企業內容及相關流程。實際定義及方案範圍應以 Kyocera 的說明為準。 如需了解相關方案，可參考：文件管理服務 MDS、產品總覽。
ECM 如何協助搜尋、分類和管理電子文件？
企業可先建立文件分類、命名、權限及保存流程，再評估 ECM 如何配合日常使用。具體功能及自動化程度需按實際方案及系統環境確認。 如需了解相關方案，可參考：Kyocera Business AI Assistant。
導入 ECM 前應先整理哪些文件流程？
可先檢視人事、財務、法務及日常行政文件的產生、審批、儲存和查找方式。整理清楚現有流程後，較容易判斷需要改善的環節及應與供應商確認的要求。 如需了解相關方案，可參考：AI 智能辦公及客服方案。