在日益無紙化的世界中打印依然重要

無紙化辦公室的概念令許多企業感到畏縮。他們感到有壓力要清除辦公室內的所有紙張，否則會被視為轉型失敗或數碼化程度不足。但企業不必對此感到卻步。即使在無紙化的世界中，相信紙張依然扮演重要角色也是合理的，這代表組織將盡可能多的業務轉移到網絡上。企業在邁向無紙化的道路上可以走得很遠，而無需完全放棄打印。即使未達到完美境界，也能節省資源、加快流程並讓數據備份變得更容易。

對於大多數企業而言，更好的目標是顯著「減少用紙」，而非追求完全「無紙化」。這背後有充分的商業理由。美國環境保護局指出，數碼化方法每年可為每位員工節省 80 美元的紙張、墨水、碳粉、儲存空間和郵資。企業可節省處理敏感資訊的碎紙服務費用，甚至能騰出整個房間或儲存單位。Gartner 曾估計，美國企業在歸檔、儲存和檢索紙張方面的成本介乎 250 億至 350 億美元之間。數碼儲存解決方案的成本則低得多。此外，有證據顯示，客戶對數碼問卷和發票的回覆速度比紙本更快。

科技正在演變，並帶來了優化流程的新方法，這主要是透過公司實現無紙化來達成的，但這並不意味著辦公環境中打印和使用紙本文件的終結。決定哪些文件仍需打印是轉型無紙化的關鍵環節。

雲端技術的益處

較小的公司可以將所有文件儲存在自己的伺服器上，但大型組織則需要雲端，它是無紙化辦公室的理想選擇。基於雲端的文件管理系統 (DMS) 允許對文件進行數碼標記，這意味著可以在不同地點檢索文件而無需製作副本。只需一份原件即可。使用 DMS 也不可能遺失或放錯文件，這是紙張儲存中常見的情況。有了雲端，每一次更改都會即時儲存，建立多個版本的文件也變得簡單直觀。不用擔心文件會毀於火災或水災。當然，數據安全可能是一個問題，企業在存取敏感資訊時必須實施嚴格的控制。

無紙化辦公室非常適合靈活且現代的工作模式。當今的公司傾向於保持敏捷，一旦有更好的選擇就會搬遷辦公室，而數碼化傳輸數據比搬運大量紙張要容易得多。數碼儲存使檢索文件更快，備份也更輕鬆。大多數辦公室員工每週至少有一天遠程工作，因此能夠在雲端或公司伺服器上存取文件，讓他們的工作更輕鬆。對於處於不同時區的國際團隊來說，如果依賴紙本文件，協作幾乎是不可能的。誠然，邁向無紙化辦公室意味著需要投資更多屏幕，有些企業可能會對成本感到卻步，但多項學術研究顯示，投資回報是非常迅速的。

紙張的獨特魅力與優勢

儘管有無紙化的論據，但社會對於棄用紙張仍存在阻力。Toluna Group 對 500 名英國員工的研究發現，84% 的人閱讀紙本後能更好地記住資訊，83% 的人更偏好紙本，79% 的人覺得閱讀紙本更輕鬆。過去兩年，美國和英國的電子書銷量大幅下降，因為讀者發現了紙本書的魅力，甚至將其貼上「新黑膠」的標籤。有時，數碼化可能被感知為較冰冷且缺乏人情味，缺少紙張的觸感。過度使用紙張損害環境的論點也是雙刃劍。事實證明，紙張是最容易回收的材料。美國森林與紙張協會 (AFPA) 表示，2015 年回收了 5,100 萬噸廢紙。AFPA 稱，2016 年美國紙張回收率達到了 67.2% 的歷史新高。美國人平均每年回收超過 330 磅紙張，而且新種植的樹木數量多於因用紙而砍伐的數量。相比之下，只有 20% 的電子設備得到回收。

靈活應對才是良策

公司需要制定自己的用紙政策，其中一個想法是允許員工打印出需要長時間研讀和分析的文件。例如，參與複雜訴訟的律師。如果他（或她）必須閱讀大量交叉引用的資訊，在紙上工作比數碼格式容易得多。或者，如果律師希望手寫註釋敏感的法律文件，然後銷毀筆記，紙張的效果最好。相反，任何只需閱讀一次的東西都不需要出現在紙上。發票等正式文件也應該無紙化。在某些情況下，公司需要無紙化和紙本解決方案的結合。黑客入侵數碼系統並竊取數據的真實危險，意味著敏感資訊可能最適合以紙本形式儲存在安全的金庫中。例如，如果一家公司想要對其最新技術創新的新配方嚴格保密，他們可以保留一份電子記錄，並交叉引用一份包含最敏感細節的紙本記錄。使用傳統紙張可能會讓他們免於失去知識產權。

紙張在很長一段時間內，甚至永遠不會從辦公室完全消失，這不應成為企業自我指責的原因。任何人都不應該感到被迫完全無紙化。公司可以採取重大步驟來減少紙張消耗，但在某些情況下，比起數碼方法，仍然可以選擇偏好紙張。

減少用紙，更多機遇

邁向無紙化辦公室可能令人畏縮，但回報豐厚。