成為無紙化企業的 9 個重要原因

邁向無紙化

走在正確的道路上是最困難的部分，但只要規劃得宜，任何企業都能達成目標。

1. 時間就是金錢，推行無紙化可避免浪費

在數碼時代，無紙化環境有無數優點。其中最重要的一點是它能為員工節省時間。歸檔文件不再意味著緩慢地打印出來，然後在以後手動搜尋。數碼儲存只需幾秒鐘即可完成，而檢索只需快速的電腦搜尋。減少花在瑣碎任務上的員工工時是非常顯著的。

2. 同時節省空間與金錢，數碼儲存也能節省空間

隨著時間累積的紙本檔案盒需要文件櫃和專門的房間。騰出空間是無紙化辦公室營運成本通常較低的原因之一，因為無需投資現場儲存設施。此外還有許多其他節省，例如墨水、碳粉和郵資的年度成本。研究顯示，這平均每位員工每年可節省約 120 美元。對於擁有 500 名員工的大型組織而言，擺脫這些紙張流程每年可節省 56,500 美元。

3. 邁向數碼化以打破地理邊界並忘記距離

另一個優點是雲端無紙化儲存允許跨越地理邊界的即時存取。這在跨國組織中特別有用。如果倫敦的員工想要存取澳洲同事的文件，即使悉尼正值深夜也沒關係。有了無紙化辦公室，倫敦員工只需登錄公司的雲端儲存，搜尋檔案即可立即處理。

4. 加強數據管理的安全性

無紙化數據實際上可能也更安全。公司必須確保其數據經過加密並放置在私有雲或公司數據伺服器中，並可以限制存取權限。數碼檔案顯然沒有在火災中被毀或在盜竊中被盜的風險。然而，安全是一個複雜的主題，雙方都有其論據。有些公司可能決定將特別敏感的數據以紙本形式存放在安全金庫中以防範黑客。同樣，每個組織都需要花費大量心思來尋找合適的政策。

5. 透過環保貢獻讓世界變得更好

這對環境也有好處。平均每家公司每年處理超過 10,000 張紙，相當於一棵小樹。誠然，論點同樣具有雙面性。制定嚴格回收政策的公司可以顯著減輕環境損失，特別是造紙用的樹木通常會重新種植。因此，不必對使用紙張打印感到內疚，尤其是當企業努力減少使用量時。有些公司認為紙張在某些情況下是更好的格式。例如，律師希望避免留下數碼格式的註釋，公司偏好實體標識而非數碼方式，或個人更喜歡在紙上分析長而複雜的文件。對於大多數公司而言，大幅減低用紙量具有巨大優勢。但這並不是一個簡單的轉變。儘管有無數工具可用，也不可能一夜之間實現無紙化。需要周詳考慮，最好保持耐性並花時間把事情做好。無紙化是一個緩慢的過程，通常需要數月甚至數年。

6. 從一開始就獲得員工認同的重要性

首先，獲得員工的認同至關重要。每個人都必須了解每項變更背後的原因，因為這將深刻影響他們在工作中所做的一切。他們需要了解組織的新規程。例如，他們可能被要求直接生成 PDF 報告，或使用手機應用程式擷取紙本文件的內容並將其轉換為數碼格式。舉辦工作坊和培訓是個好主意。無紙化要求對許多員工從未接觸過的數碼技術有所了解。

7. 處理與掃描變得更容易

下一步是處理過時的材料，例如舊備忘錄和手冊。必須非常小心，不要丟棄任何有價值的東西，諮詢會計師和律師以確定哪些需要保留是明智的。其餘文件將需要掃描，這在初期需要花費大量精力。配備 OCR 軟件的掃描器能夠自動將文件掃描成可搜尋的 PDF 或 Word 檔案。所有文件都必須註明日期並進行分類，以便簡單檢索。

8. 臨時儲存後進行粉碎處理更具成本效益

所有已掃描成數碼副本的文件應移至異地儲存單位一兩個月，以防上傳過程中出現錯誤。儲存期限屆滿後，文件即可粉碎銷毀。將多年的記錄扔進垃圾桶可能是給競爭對手的禮物。專業的粉碎服務公司將確保銷毀所有敏感記錄。透過增加使用紙張的不便，消除誘惑以確保員工逐漸轉向無紙化環境。公司應移除打印機和傳真機，並提供雙螢幕設置，以便同時閱讀多份文件。應要求員工註冊無紙化結算選項，以便他們可以通過電子郵件發送發票和收據，而不是郵寄。公司可能希望保留在建築物內某處打印的選項，但應增加獲取工具的難度。

9. 各種技術能解決每個環節的問題

一系列技術為辦公室生活的各個方面提供了紙張的數碼替代方案。例如，eFax 和 FaxZero 等在線服務可以取代傳統傳真機，Google Docs 允許同事同時處理同一份文件。SurveyMonkey 等雲端工具提供免費的問卷調查服務，Dropbox 等檔案傳輸系統允許共享大型報告和照片。透過 TurboScan 應用程式，員工可以用手機拍攝文件照片，然後建立 PDF 並發送電子郵件。這些只是選擇數碼工具前需要仔細考慮的幾個例子。使用數碼技術可以幫助公司實現無紙化目標，但單靠技術是不夠的。當技術與周詳規劃結合時，所有公司都可以充滿信心地邁向無紙化的未來。

無紙化

邁向無紙化可能令人畏縮，但對於願意迎接挑戰的公司來說，回報是巨大的。

為未來的文件管理做好準備

隨著無紙化操作成為常態，了解如何優化技術的使用來儲存和處理文件。