Giải pháp dễ thực thi, thân thiện với người dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ để chuyển từ tài liệu giấy sang quản lý tài liệu kỹ thuật số

Bạn đang tìm cách để giảm số lượng giấy trong văn phòng? Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm các công cụ số hóa dễ thực hiện, KYOCERA Smart Information Manager là một giải pháp tối ưu. Nó tích hợp các nguồn thông tin đa dạng như tài liệu giấy, nội dung điện tử, và hình ảnh quét vào quy trình công việc tự động ví dụ như các tác vụ xử lý và phê duyệt hóa đơn. Dễ dàng sử dụng với thiết kế giao diện người dùng đơn giản, KYOCERA Smart Information Manager góp phần số hóa văn phòng làm việc và nâng cao năng suất kinh doanh.

Thách thức Kinh Doanh và Giải pháp

Thách thức Kinh Doanh	Giải pháp được cung cấp bởi KYOCERA Smart Information Manager
Chuyển từ quy trình công việc trên giấy sang quản lý tài liệu kỹ thuật số	Cho phép thực hiện dễ dàng và cho phép tích hợp thông tin tài liệu vào quy trình làm việc kỹ thuật số
Các tệp dữ liệu được lưu trữ ở các vị trí khác nhau, dẫn đến việc thất lạc tài liệu	Quản lý tập trung các tài liệu kỹ thuật số trong tổ chức, loại bỏ các ảnh hưởng từ việc thất lạc tệp tài liệu.
Các tác vụ liên quan đến tài liệu rất rườm rà, phức tạp và không hiệu quả	Cải thiện năng suất và hiệu quả với quy trình làm việc tự động đặc biệt với thiết kế giao diện người dùng đơn giản
Tạo khả năng làm việc từ xa cho nhân viên	Bảng điều khiển web có khả năng truy cập từ các địa điểm khác nhau cho phép hoàn thành quy trình công việc ví dụ như các tác vụ xử lý và phê duyệt hóa đơn
Yêu cầu tuân thủ và bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ hơn	Quản lý quyền truy cập/ quyền của người sử dụng và lưu trữ nhật ký lịch sử dòng công việc để đảm bảo an toàn thông tin.

Tính năng chính

Nhập Tài liệu
Quản lý tài liệu
Tìm kiếm Tài liệu
Quy trình công việc tự động

Nhập Tài liệu

Người dùng có thể nhập thông tin tài liệu từ các nền tảng khác nhau bao gồm MFP (máy in đa chức năng), điện thoại thông minh, máy tính bảng và email. Hơn nữa, người dùng có thể trích xuất và gửi thông tin thuộc tính tới KYOCERA Smart Information Manager.

Ví dụ khi xử lý hóa đơn, thông tin như tên công ty, địa chỉ, tổng tiền hóa đơn, và hạn thanh toán có thể được trích xuất từ tài iệu và gửi đến KYOCERA Smart Information Manager để được sử dụng trong quy trình làm việc.
Ngoài ra, người dùng có thể chuyển tài liệu của họ từ MFP sang PDF có thể tìm kiếm, MS Word, MS Excel và MS PowerPoint

Quản lý tài liệu

KYOCERA Smart Information Manager tạo khả năng quản lý toàn bộ chu kỳ tài liệu từ nhập dữ liệu đến sử dụng, lưu trữ và tiêu hủy. Người dùng có thể duyệt tài liệu đã nhập và sửa thông tin thuộc tính. Bảo mật được đảm bảo bằng cách cho phép kiểm soát truy cập.

Tìm kiếm Tài liệu

Là một giải pháp thay thế cho tìm kiếm toàn văn bản thường mất thời gian để hoàn thành và cung cấp các tệp không cần thiết, KYOCERA Smart Information Manager cho phép người dùng tìm kiếm sử dụng bộ lọc. Ví dụ khi tìm kiếm hóa đơn, người dùng có thể sử dụng số tiền thanh toán hoặc ngày xuất hóa đơn để giúp lọc ra kết quả.

Quy trình công việc tự động

Dữ liệu tài liệu nhập với các định dạng khác nhau được chia sẻ trong quy trình công việc tự động, cho phép các tổ chức chia sẻ thông tin nhanh hơn và chính xác hơn để lưu chuyển hoặc phê duyệt. KYOCERA Smart Information Manager cung cấp quy trình công việc cho các tác vụ cụ thể có thể được tùy chỉnh trước khi cài đặt dựa trên nhu cầu người dùng, cho phép thực hiện dễ dàng và dễ sử dụng bất kể kỹ năng sử dụng của người dùng.

Thông số kỹ thuật máy chủ	Microsoft Windows Server 2019 / 2016 / 2012 R2 CPU 2 lõi 8 GB RAM Dung lượng đĩa trống 5GB để cài đặt Dung lượng đĩa từ 50GB trở lên để lưu trữ tài liệu
Trình duyệt	Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox

ECM

KYOCERA Smart Information Manager