ECM
ECM có thể làm được những gì?
Giá trị kinh tế của ECM
Nhiều tổ chức gặp phải những thách thức đáng kể khi thực hiện lưu trữ, quản lý và tìm kiếm các thông tin và nội dung tổ chức. ECM có thể giải quyết được những thách thức này.
Ví dụ 1
Thách thức :
Một số lượng các tài liệu giấy bao gồm nhiều các dạng tài liệu khác nhau được trộn lẫn làm chậm hiệu suất công việc.
Giải pháp :
Các tài liệu số được quản lý tập trung, nhờ đó các thông tin liên quan có thể sẵn sàng được truy xuất như yêu cầu của người cần sử dụng chúng.
Ví dụ 2.
Thách thức :
Việc mất tài liệu giấy dẫn đến thiếu sót về mặt thông tin và lỗi dữ liệu trong quy trình.
Giải pháp :
Số hóa ngăn ngừa mất tài liệu giấy và tính năng cảnh báo hỗ trợ giảm tần suất xảy ra lỗi trong quá trình thực hiện công việc liên quan tài liệu và quy trình làm việc.
Ví dụ 3.
Thách thức :
Việc trao đổi các văn bản hữu hình làm cho chu trình văn bản và việc phê duyệt bị trở nên phức tạp.
Giải pháp :
Xác định trước luồng công việc phù hợp nhất với quy trình phê duyệt của doanh nghiệp sẽ ngăn ngừa việc chuyển giao tài liệu một cách phức tạp, nhờ đó đạt được chu trình đi của tài liệu và quy trình phê duyệt nhanh chóng hơn
Ví dụ 4.
Thách thức :
Quan tâm đến bảo mật và an toàn dữ liệu.
Giải pháp :
Tăng cường bảo mật bằng việc ứng dụng ECM nhằm cài đặt quyền truy cập đối với nhân viên cũng như lưu lại thông tin những ai đã truy cập thông tin và thời điểm truy cập.
ECM kết hợp trơn tru với các hệ thống thông tin cốt lõi sẵn có của tổ chức nhằm quản lý dòng tài liệu và các thông tin đã được sử dụng, đảm bảo giải quyết được những thách thức cụ thể đối với lĩnh vực hoạt động và phòng ban.
Ví dụ về các giải pháp đối với ngành nghề cụ thể
Tài chính
Cải tiến tốc độ của nhiều các quy trình thủ công phụ thuộc vào tài liệu giấy trong lĩnh vực tài chính, từ hệ thống cho vay đến quy trình thanh toán, bằng cách số hóa và tự động hóa.
Chăm sóc sức khỏe
Kết hợp trơn tru với hệ thống thông tin y tế, thực hiện chia sẻ thông tin nhanh và tin cậy. Ví dụ như chia sẻ các ghi chú y tế điện tử giữa các nhân viên y tế mà không gặp khó khăn gì.
Chính quyền
Cải tiến các dịch vụ công, và có thể đạt được các quy trình không tốn kém thông qua số hóa đa dạng các tài liệu giấy được sử dụng bởi các tổ chức chính phủ và kết hợp các tài liệu số hóa này với các ứng dụng cốt lõi được sử dụng bởi mỗi tổ chức và phòng ban.
Ví dụ về các giải pháp đối với phòng ban
Kinh doanh
Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua việc số hóa lưu trữ thông tin Khách hàng, đề xuất bán hàng, hợp đồng, vv… ở phiên bản hoàn thiện và mới nhất và chia sẻ chúng giữa các nhân viên được chỉ định.
Mua hàng
Tăng cường hiệu quả hoạt động mua hàng bằng cách tự động hóa lưu trữ và quản lý đa dạng các dữ liệu liên quan mua sắm, ví dụ như thông tin giá và hợp đồng cuối cùng cùng với các chi tiết cập nhật nhất về từng nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp một tập tin riêng.
Nhân sự
Cải tiến tốc độ quy trình bằng cách đơn giản hóa việc quản lý thông tin người lao động. Tài liệu có thể được tìm thấy một cách dễ dàng và truy xuất trong một vài phút bởi nhân viên nhân sự được phân quyền truy cập.
Quản lý hợp đồng
Cùng với việc số hóa các hợp đồng và kiểm soát các truy cập được quản lý, việc quản lý hợp đồng có thể được tiếp tục cải tiến bằng cách áp dụng tối ưu hóa quản lý hợp đồng. Điều này giúp ngăn ngừa các hợp đồng bị hết hạn thông qua việc sử dụng tính năng cảnh báo.
Tài chính và Kế toán
Loại bỏ tài liệu giấy bằng cách số hóa hóa đơn và áp dụng luồng công việc tối ưu, giúp đẩy nhanh quy trình và phê duyệt giữa các phòng ban.