ECM
(รองรับเพียงข้อมูลในภาษาอังกฤษเท่านั้น)
KYOCERA Smart Information Manager
เปลี่ยนการทำงานจากรูปแบบเดิมๆ ที่ใช้แต่เอกสารกระดาษเป็นหลัก ให้กลายเป็นการจัดการงานเอกสารแบบดิจิทัล ที่เหมาะสมสำหรับองค์กรขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลาง อีกทั้งยังมีการติดตั้งที่ไม่ยุ่งยาก และเป็นมิตรต่อผู้ใช้
คุณกำลังมองหาวิธีที่จะช่วยลดงานเอกสารที่เป็นกระดาษในบริษัทคุณอยู่หรือเปล่า?คุณกำลังมองหาวิธีที่จะช่วยลดงานเอกสารที่เป็นกระดาษในบริษัทคุณอยู่หรือเปล่า?
สำหรับบริษัทหรือองค์กรที่กำลังมองหาตัวช่วยเพื่อการเปลี่ยนแปลงการทำงานจากรูปแบบดั้งเดิม KYOCERA Smart Information Manager พร้อมจะเป็นทางเลือกให้แก่องค์กรของคุณ
ด้วยความสามารถในการนำเข้าข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่เป็นกระดาษ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนไฟล์ที่ได้จากการสแกน เข้ามาสู่เวิร์กโฟลว์ของ KSIM ที่สามารถทำงานได้เองโดยอัตโนมัติ เช่น ขั้นตอนในการดำเนินการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ และงานต่างๆที่ต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติ
KYOCERA Smart Information Manager มาพร้อมกับรูปแบบการใช้งานที่ง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้งาน ช่วยเปลี่ยนการทำงานจากรูปแบบเดิมๆให้ทันสมัยและสะดวกมากยิ่งขึ้น เพื่อพัฒนาและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจของคุณ
ความต้องการแก้ไขปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงาน & วิธีแก้ไข
| ความต้องการแก้ไขปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงาน | การแก้ปัญหาด้วย KSIM |
|---|---|
| เปลี่ยนจากการจัดการเอกสารที่ใช้กระดาษเป็นหลัก ให้กลายเป็นเอกสารแบบดิจิทัล | ใช้งานง่าย และสามารถรวมข้อมูลเอกสารเข้าสู่เวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัลได้ทันที |
| แฟ้มเอกสารถูกจัดเก็บไว้หลายๆที่ ก่อให้เกิดการสูญหายได้ง่าย | สามารถจัดการเอกสารดิจิทัลภายในองค์กรได้จากส่วนกลาง เพื่อลดผลกระทบที่อาจเกิดจากเอกสารสูญหาย |
| งานที่ต้องคลุกคลีกับเอกสาร ค่อนข้างมีความยุ่งยาก ซับซ้อนและอาจไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร | เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ด้วยเวิร์กโฟลว์ที่สามารถทำงานเองโดยอัตโนมัติ ที่มีการออกแบบเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน |
| การทำงานจากภายนอกสำนักงาน | สามารถเข้าใช้งานได้จากสถานที่ต่างๆ แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ภายในสำนักงาน ผ่านทางเว็บไซต์ KSIM เพื่อดำเนินขั้นตอนการทำงานต่างๆ ให้เสร็จสมบูรณ์ เช่น ขั้นตอนในการดำเนินการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ และงานที่รอการอนุมัติ |
| ต้องการปกป้องข้อมูลให้มีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น | มีการจัดการการเข้าถึง / สิทธิ์ของผู้ใช้ และจัดเก็บบันทึกประวัติการใช้งานเพื่อความปลอดภัยของข้อมูล |
การนำเข้าข้อมูลเอกสาร
ผู้ใช้งานสามารถนำเข้าข้อมูลเอกสารผ่านแพลตฟอร์มต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต อีเมล รวมไปถึงผ่านเครื่องมัลติฟังก์ชั่นของเคียวเซร่า และนอกจากนี้ผู้ใช้สามารถคัดแยกข้อมูลบนเอกสารออกมาและส่งข้อมูลนั้นๆ ไปยังโปรแกรม KYOCERA Smart Information Manager ได้ทันที
ยกตัวอย่างเช่น ขั้นตอนการจัดการใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะมีข้อมูล เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ ยอดเงิน หรือวันครบกำหนดชำระ โดยสามารถจำแนกข้อมูลเหล่านี้ในใบแจ้งหนี้ และส่งไปยัง KYOCERA Smart Information Manager เพื่อจะใช้งานในเวิร์กโฟลว์ได้ทันที นอกจากนี้ผู้ใช้ยังสามารถแปลงจากเอกสารธรรมดาๆ ให้กลายเป็นเอกสารที่สามารถทำการค้นหาได้ทันที ผ่านเครื่องมัลติฟังก์ชั่นของเคียวเซร่า โดยสามารถเลือกรูปแบบไฟล์ได้เป็น PDF, MS Word, MS Excel หรือ MS PowerPoint
การบริหารจัดการเอกสาร
KYOCERA Smart Information Manager จะเป็นตัวช่วยในขั้นตอนการจัดการเอกสารทั้งหมด เริ่มตั้งแต่การนำเข้าข้อมูล การเก็บเข้าคลัง ไปจนถึงการกำจัดข้อมูล และผู้ใช้สามารถเรียกดูเอกสารที่นำเข้าไว้และแก้ไขคุณสมบัติของไฟล์ (เช่น ประเภท, สิทธิ์ในการเข้าถึง) ได้ทันที และอีกหนึ่งสิ่งสำคัญคือสามารถเปิดใช้การควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ ทำให้มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูลของคุณ
การสืบค้นเอกสาร
KYOCERA Smart Information Manager เป็นอีกทางเลือกหนึ่งสำหรับการค้นหาข้อความแบบ Full Text ซึ่งมักใช้เวลานานในการค้นหาและมักจะเจอไฟล์ที่ไม่ตรงความต้องการ KYOCERA Smart Information Manager มีความสามารถที่จะช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาเอกสารโดยใช้ตัวกรอง (Filter) ยกตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการค้นหาใบแจ้งหนี้ ผู้ใช้สามารถค้นหาโดยระบุจำนวนเงินที่ชำระ หรือระบุวันที่ออกใบแจ้งหนี้นั้นๆ เพื่อช่วยในการค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
Automated Workflows
ไฟล์เอกสารในหลากหลายรูปแบบที่นำเข้ามาจะถูกแชร์ในเวิร์กโฟลว์ ซึ่งผู้ใช้งานในองค์กรสามารถกระจายข้อมูลได้รวดเร็ว และทำจดหมายเวียน หรือการอนุมัติงานได้แม่นยำ KYOCERA Smart Information Manager สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับงานแต่ละงานโดยเฉพาะ สามารถปรับแต่งให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้หรือความเหมาะสมของงานนั้นๆ ทำให้สามารถใช้งานได้ง่ายและไม่จำเป็นต้องใช้ทักษะพิเศษใดๆ ในการทำงาน
ระบบที่ต้องการ
| Server Specifications |
Microsoft Windows Server 2019 / 2016 / 2012 R2 2 cores CPU 8 GB RAM 5 GB disk space for installation 50 GB or more disc space for document storage |
|---|---|
| โปรแกรมทีใช้เปิด | Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox |
คุณสมบัติอาจมีความหลากหลายตามประเภทของโปรแกรม การเปลี่ยนคุณสมบติและการออกแบบสามารถเกิดขึ้นได้โดยไม่ต้องแจ้งล่วงหน้า Google Chrome เป็นเครื่องหมายการค้าของGoogle Inc. Microsoft Windows Server and Microsoft Edge เป็นเครื่องหมายการค้าของ Microsoft Corporation. Mozilla, Firefox เป็นเครื่องหมายการค้าของ the Mozilla Foundation ในสหรัฐอเมริกาและประเทศอื่นๆ เครื่องหมายการค้าอื่นๆเป็นสมบัติของผู้ครอบครองแต่ละราย